無標(biāo)題文檔打造新生報(bào)到新理念
數(shù)字化報(bào)到 一站式服務(wù)
我校新生報(bào)到實(shí)現(xiàn)數(shù)字化
一說到新生入校報(bào)到，我們每個(gè)人的腦海中都會(huì)浮現(xiàn)這樣的場(chǎng)面：按照指定的順序，不停地奔跑于學(xué)校的各個(gè)部門，不斷地填寫各種表格，還要排著長龍式的隊(duì)伍……而在2002年清華大學(xué)的新生報(bào)道現(xiàn)場(chǎng)，你則會(huì)看到這樣的場(chǎng)面：一排排整齊的計(jì)算機(jī)，一條條凌而不亂的網(wǎng)線，化解了長龍式的隊(duì)伍，免去了填表格的繁瑣，鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)，數(shù)字漸漸輸入，學(xué)生就可以對(duì)自己的報(bào)到流程一清二楚。自由快捷，自助查驗(yàn)，只要在綜合體育館“一站地”，新生就可以辦妥所有的入學(xué)報(bào)到手續(xù)。“清華大學(xué)迎新系統(tǒng)”在2002年新生報(bào)到之際正式投入使用，在全國高校中率先實(shí)現(xiàn)了新生報(bào)到“數(shù)字化”，讓新生和家長們切身感受到了“數(shù)字化”帶來的高效、方便和快捷。
目標(biāo)：以人為本，一站式服務(wù)
“快，方便，不用排隊(duì)，我辦完全部手續(xù)用了不到半小時(shí)的時(shí)間。我記得上大學(xué)報(bào)到要排很長的隊(duì)伍，差不多花了一天的時(shí)間”，“方便極了，不用填表了，大學(xué)報(bào)到時(shí)要填很多很多的表格，特別麻煩”，“最大的感受就是剛來清華上大學(xué)報(bào)到，在太陽底下排長隊(duì)，又累又熱，感覺特別不好。這回好多了，不出體育館大門就把手續(xù)全辦好了。”由我校計(jì)算機(jī)與信息管理中心在學(xué)校各部門配合下研制開發(fā)的清華大學(xué)迎新系統(tǒng)，其目標(biāo)定位就是：以人為本，一站式服務(wù)。新生報(bào)到“無入口”，不排隊(duì)，給新生提供方便、高效、一體的入學(xué)報(bào)到環(huán)境和服務(wù)。
以前新生報(bào)到時(shí)，各迎新部門或到指定地點(diǎn)“擺攤”，或留在自家院中，像孤島一樣散落各處，你迎你的，我接我的，彼此之間不能及時(shí)聯(lián)系，更無法了解其它部門的情況。而新生呢，面對(duì)復(fù)雜的報(bào)到流程，也只能在初次相識(shí)的校園里跑來跑去，找相關(guān)部門辦理手續(xù)，填寫不同的表格，在這兒交完費(fèi)，又跑到另一處辦餐卡，再換個(gè)地方辦戶口，常常出現(xiàn)跑冤枉路，漏辦、錯(cuò)辦的現(xiàn)象。辦妥所有的入學(xué)手續(xù)，要花掉半天甚至一天的時(shí)間，填寫的資料也很難保證統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性。
“老師，我應(yīng)該先辦哪道手續(xù)？到哪排隊(duì)？”“不用排隊(duì)，沒有順序，大家隨便辦哪道手續(xù)都行”。咨詢臺(tái)的老師熱情地解答著每個(gè)同學(xué)的提問。新推出的迎新系統(tǒng)，讓迎新的各部門走出家門，統(tǒng)一到綜合體育館形成圓形的新生報(bào)到站。這個(gè)報(bào)到站沒有統(tǒng)一的入口，只有一個(gè)出口：學(xué)生服務(wù)中心。新生無需按順序，自由流動(dòng)，哪兒人少就可以先辦哪道手續(xù)，最后統(tǒng)一到學(xué)生服務(wù)中心辦理住宿，領(lǐng)取被褥和餐卡。然后到所在院系交上通知書，就完成了入校報(bào)到，可以入住自己的新家了。
迎新現(xiàn)場(chǎng)每一個(gè)部門都開設(shè)了多個(gè)窗口提供服務(wù)。方便快捷的校園網(wǎng)使每一位操作計(jì)算機(jī)的工作人員都可以共享新生的報(bào)到信息，實(shí)時(shí)辦理報(bào)到手續(xù)。新生可以憑借通知書上的條形碼或通知書號(hào)碼進(jìn)行“自助查詢”，隨時(shí)了解自己的報(bào)到完成情況：如果新生資料在某部門的標(biāo)識(shí)為綠色，表明已完成該部門的報(bào)道手續(xù)，若標(biāo)識(shí)為紅色，則新生還沒有到該部門報(bào)到。辦妥所有的入學(xué)報(bào)到手續(xù)，最快半個(gè)小時(shí)就完成了。
管理：部處院系“一家親”
新生報(bào)到涉及到招辦（本科生和研究生招生辦公室）、學(xué)生處、教務(wù)處、校醫(yī)院、財(cái)務(wù)處、社區(qū)服務(wù)中心、戶籍管理科、學(xué)生服務(wù)中心以及各院系、所等諸多部門。以前，各部門的軟硬件條件參差不齊，擁有的新生信息也都是互相獨(dú)立的，彼此之間呈現(xiàn)“網(wǎng)狀（#）”結(jié)構(gòu)，像散落在網(wǎng)上的各個(gè)結(jié)點(diǎn)，沒有中心，相互聯(lián)系不緊密，也很少溝通，造成學(xué)校的管理部門很難對(duì)新生資料進(jìn)行整體掌握。這次投入使用的迎新系統(tǒng)，把學(xué)校各相關(guān)部處和院系、所置于一個(gè)“星狀（*）”結(jié)構(gòu)之中，各部處院系結(jié)成“一家親”，像一個(gè)大家庭，這個(gè)“星狀”的中心、大家庭的“司令部”就是注冊(cè)中心。迎新系統(tǒng)與高考網(wǎng)上招生系統(tǒng)聯(lián)接起來，直接把招生系統(tǒng)中新生檔案資料的所有原始數(shù)據(jù)完整地引入進(jìn)來，由注冊(cè)中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)、審核，同時(shí)學(xué)校的學(xué)生管理系統(tǒng)也與網(wǎng)上招生系統(tǒng)聯(lián)系起來，從而形成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)流，保證了新生信息和數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。這樣，各部門以迎新工作為樞紐，把學(xué)校相關(guān)各部處的資料通過整合有機(jī)地結(jié)合在一起。系統(tǒng)根據(jù)各部門的職責(zé)分配相應(yīng)的權(quán)限，使各部門能最大限度地共享信息資源，彼此之間互通有無，這就保證了學(xué)校管理系統(tǒng)的綜合、統(tǒng)一和高效。
未來：個(gè)性化服務(wù)，E-mail取代通知
此次投入使用的迎新系統(tǒng)由三個(gè)部分組成：管理系統(tǒng)（注冊(cè)中心，各部門和各院系所）、公共查詢系統(tǒng)和新生個(gè)人查詢系統(tǒng)。管理系統(tǒng)為與迎新工作相關(guān)的學(xué)校各部門及院系、所提供綜合、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的新生信息，實(shí)時(shí)反映每個(gè)新生的報(bào)到流程及所有新生的報(bào)到總體情況；公共查詢系統(tǒng)為學(xué)校師生查詢新生信息提供方便；個(gè)人查詢系統(tǒng)是專門為新生提供的，新生在這里可以查詢自己的基本信息，了解自己的報(bào)到狀況，獲取與入校后生活學(xué)習(xí)相關(guān)的若干信息，如宿舍地址，電話號(hào)碼等。這套系統(tǒng)為我校未來數(shù)字化校園的個(gè)性化服務(wù)提供了信息平臺(tái)。
在報(bào)到結(jié)束后，每一個(gè)新生都會(huì)領(lǐng)到一個(gè)密碼條，這個(gè)密碼是新生今后在校學(xué)習(xí)生活的通行證。憑借這個(gè)密碼，新生可以訪問校園網(wǎng)上提供的各種信息資源和應(yīng)用服務(wù)，包括選課系統(tǒng)、電子郵件等；可以進(jìn)出學(xué)校的開放實(shí)驗(yàn)室。
除密碼條外，新生在報(bào)到的同時(shí)還可以獲得一個(gè)電子郵箱帳號(hào)，這是今后學(xué)生生活、學(xué)習(xí)必不可少的工具。在不久的將來，學(xué)生們通過收發(fā)E-mail享受學(xué)校提供的個(gè)性化服務(wù)：你再也看不到貼到各處的“公共通知”，所有的消息都將通過電子郵件的形式直接發(fā)送到學(xué)生的個(gè)人電子郵箱里，學(xué)生們只要打開自己的E-mail信箱，就可以足不出戶，對(duì)學(xué)校相關(guān)新信息一覽無余了。
據(jù)我校計(jì)算中心負(fù)責(zé)人介紹，建設(shè)這樣一個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵是學(xué)校各部門信息管理的統(tǒng)一、規(guī)范。迎新系統(tǒng)的建成并投入使用，標(biāo)志著我校的學(xué)生管理在規(guī)范化、數(shù)字化方面邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。（顧淑霞）
